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Assistant de direction (H/F)

Offre d'emploi publiée le mardi 06 avril 2021

Filière : Administrative

Etablissement : TERRITOIRE HS-PSE-IML
Localisation : 14 rue de la Beaune - 93100 MONTREUIL

Poste en CDI à Plein temps H/F

26/04/2021

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Présentation Aurore

Créée en 1871, l'association Aurore accueille et accompagne vers l’autonomie chaque année plus de 30 000 personnes en situation de précarité ou d’exclusion, via l’hébergement, les soins et l’insertion professionnelle.Reconnue d’utilité publique depuis 1875, Aurore s’appuie sur son expérience pour proposer et expérimenter des formes innovantes de prises en charge, qui s’adaptent à l'évolution des phénomènes de précarité et d'exclusion.

Présentation TERRITOIRE HS-PSE-IML

L’association Aurore recrute pour son territoire Haut de seine - Paris Sud Est - IML : un Assistant de Direction (H/F) en CDI à temps plein.

Description du poste

Sous l’autorité de Directeurs d’Activités, vous assistez deux Directeurs d’activités afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des structures. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative...) ou d'évènements spécifiques (organisation de réunions...).

Missions Principales

  • Coordonner les agendas, gérer les plannings, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels, réserver les salles, préparer les supports de présentation
  • Gérer les plannings des astreintes
  • Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement des structures.
  • Maintenir à jours les outils/tableaux de pilotage et de suivi, préparation des Statistiques et bilans périodiques
  • Effectuer le suivi administratif des activités : diffusion des procédures, collecte des indicateurs, classement et archivage des dossiers, participation aux réunions d’équipe, rédaction des comptes rendus, suivi opérationnel de certaines actions.
  • Collecter les contributions pour les documents des équipes, réaliser leur mise en forme et leur impression, diffuser les exemplaires auprès des destinataires.
  • Soutenir les cadres dans la gestion administrative du personnel (tableaux de bords, suivi des temps de travail ...)
  • Gérer l'organisation des évènements spécifiques (séminaires, salons ...)

Expériences et compétences requises

Activités et compétences spécifiques

  • Capacité à assurer un accueil professionnel, à gérer les situations variées au téléphone ou en face à face, à diffuser l’information au bon destinataire.
  • Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau. Capacité à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs.
  • Maitrise Excel MS
  • Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s’organiser et à s’adapter.
  • Capacité rédactionnelle, de rédaction et de synthèse.

Compétences Techniques

  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Méthode de classement et d'archivage
  • Modalités d'accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de numérisation

Diplôme de niveau 5 souhaité (type BTS)

Avantages Salariés Association AURORE

  • 6 semaines de CP/an
  • Titres restaurant d’une valeur unitaire de 8e pris en charge à 50% par l’employeur.
  • Remboursement Pass Navigo à 60%
  • Mutuelle
  • 1% logement
  • Accès aux prestations proposées par le CSE – en fonction de l’ancienneté

Années d'expérience demandée

un minimum de 2 ans dans le poste

un minimum de 2 ans dans la profession


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