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1 assistant administratif (H/F) – pôle Habitats – Direction territoriale 75

Offre d'emploi publiée le mardi 14 mars 2017

Filière : Administrative

Etablissement : SIEGE
Localisation : Montreuil (93)

Poste en CDI à Plein temps H/F

1/04/2017

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Présentation Aurore

Ceci est un texte de présentation d'aurore par défaut qui devra être ecrit par Sophie et mis à jour par Versio

Desciption du poste

Sous l’autorité de la Direction Territoriale Paris et de la Direction du Pôle Habitats ainsi que les 5 chefs de service, vous assurerez les missions de secrétariat et l’organisation administrative des dispositifs résidentiels de logements accompagnés sur les 12 sites parisiens. Vos missions s’inscrivent dans une organisation transversale, en lien avec l’assistante de Direction du pôle, les services supports (quittancement, gestion locative, etc..) et les autres assistantes administratives du pôle. Le poste nécessite une organisation de la gestion du temps en plusieurs étapes : les urgences, l’activité quotidienne, et l’activité ponctuelle qui s’anticipe grâce à des rétro plannings validés avec le Directeur territorial et les 5 chefs de service. Vous êtes également le relai des cadres de service et de direction que vous seconder pour des tâches de secrétariat, collecte et restitution de données. Vous pouvez être ponctuellement en contact avec le public accueilli pour fixer des rendez-vous ou envoyer des courriers ou même assurer ponctuellement l’accueil au siège du Pôle Habitats.

Véritable interface entre le Directeur territorial, les 5 chefs de service et les équipes de terrain des 12 sites parisiens (environ 25 salariés), vous assurerez les tâches suivantes :
- Accueil téléphonique, prise et transmission de message
- Gestion d’agenda électronique
- Prise de note et frappe de courriers
- Reporting mensuel d’activités
- Elaboration (selon des modèles types) et mises en forme des documents de prise en charge tels que : titres d’occupation, contrats de séjours, règlement intérieur…
- Numérisation et transmission des documents aux équipes et au service du quittancement
- Actualisation des données : planning des astreintes, planning des réunions, répertoire téléphonique du Service
- Tenue de tableaux quotidiens (files actives de l’ensemble des sites), suivi tableau vacance logement, réception des reporting et compilation
- Transmission et réception des informations et documents aux équipes par mail
- Participation à l’accueil du nouveau salarié : transmission des documents de travail
- Réception des commandes de fournitures des équipes et compilation sous forme de tableau
- Réception des demandes de formation des équipes
- Réservation salles de réunion
- Vérification des statistiques annuelles et compilation
- Relecture et mise en forme des rapports d’activité (camemberts), des bilans de la DASES
- Suivi du tableau des procédures de contentieux du service du quittancement
- Transmission des états actualisés et dossier CCAPEX à l’avocat
- Gestion et suivi des dégrèvements des taxes d’habitation
- Préparation et suivi des comités de pilotage avec les chefs de service (calendrier, envoi des convocations, comptes rendus).

Cette liste est non exhaustive et reprend les grandes missions du poste.

Expériences et compétences requises

Diplôme(s) : BTS secrétariat / assistante de direction souhaité
Expériences requises : Expérience requise de 5 ans dans une fonction similaire

Compétences :
- Parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, Open Office, Internet)
- Organisation méthodique et autonome du travail, capacité de construire ses outils de suivi de l’activité, tableaux indicateurs et les mettre à jour
- Rigueur
- Respect de procédures en cours
- Réactivité, capacité d’adaptation et d’anticipation
- Confidentialité
- Gestion du temps et respect des délais
- Prise d’initiatives
- Capacité d’analyse et de discernement
- Capacité de rendre compte de son activité de manière synthétique
- Qualités d’expression écrite et orale


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